0:00

برای انجام امور در هر سیستمی مدیر راه‌کار‌هایی را به کار می‌گیرد تا اعضای تیم بتوانند به راحتی و آگاهی از شرح وظایف خود کار خود را به بهترین شکل انجام دهند.

app download

app download

app download

app download

مدیریت یک نیروی بزرگ مثل مدیریت نیروی کوچک است، مسئله فقط سازماندهی و ساختار است

سان زوو
  • چرا تکنیک‌های کسب و کار مهم هستند
  • تعیین چشم انداز (Vision Statement)
  • یافتن ماموریت (Mission Statement)
  • آنالیز سیستم (System Analysis)
  • آنالیز مدل کسب و کار (Business model analysis)
  • طوفان مغزی (Brainstorming)
  • اسکرام (Scrum)
  • آنالیز سوات (SWOT)
  • نمودار کار در مقابل زمان (Burn down Chart)
  • آنالیز پِست (Pest Analysis)
  • نتیجه گیری

چرا تکنیک‌های کسب و کار مهم هستند

آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا در برخی از کسب و کار‌ها حضور یا عدم حضور مدیر تاثیر مستقیمی بر روی عملکرد تیم می‌گذارد؟ جواب ساده است مدیر می‌بایست فرایند را مدیریت کند تا عدم حضور یا حضورش تاثیر چندانی در عملکرد اعضای تیم نداشته باشد و وظایف محوله به خوبی اجرا شوند؛ بنابراین هر مدیری نیاز به دانستن اصول اولیه‌ای در کسب و کار را دارد، اصولی که از نگاه دیگران شاید بی‌فایده و بی‌کاربرد باشند، ولی همین اصول برای گروه مدیران بسیار حیاتی است و تفاوت بین مدیر و دیگران دقیقا در دانستن و اجرای همین تکنیک‌های ساده به وجود می‌آید. بنابراین اگر علاقه‌ به یادگرفتن یا تمایل به رشد در سازمان یا شرکت خود دارید حتما این جستار را به دقت مطالعه کنید. البته قطعا تکنیک‌های دیگری هم وجود دارد که من شما را تشویق به مطالعه بیشتر در این زمینه می‌کنم. در ادامه به خلاصه‌ای از برخی از این تکنیک‌ها می‌پردازم.

تعیین چشم انداز (Vision Statement)

تعیین چشم‌انداز، بیان آرزویی است که توسط مدیر یک کسب و کار مطرح می‌شود تا آنچه را که می‌خواهد به دست آورد بیان کند و جهت تلاش های این کسب و کار را هدایت کند. یک چشم انداز شامل سه بخش است:

آرزو – رویایی که شما در ذهن خود می‌پروانید و با تمام وجود دوست دارید که به آن دست یابید؛ فرق یک کارآفرین و بقیه در این است که کارآفرین در راستای تحقق آرزوهای خود حرکت می‌کند ولی سایرین فقط افسوس آن را می‌خورند.

هدف بلند‌مدت – اهدافی که تیم مدیریت برای کسب و کار خود به عنوان اهداف نهایی در نظر می‌گیرند؛ این اهداف آرزوهای تیم مدیریت را نشان می‌دهند که قرار است در بازه زمانی بلند مدت به نتیجه برسند.

مسیر غیرقابل تغییر کسب و کار – در تعیین چشم انداز، آرزو و هدف دو عنصر اصلی هستند ولی برای بدست آوردن یک چشم انداز واقع‌بینانه مسیری باید دیده شود که به بهترین شکل ممکن، این چشم انداز را به مخاطبان ارائه دهد و این مسیر نباید به هیچ عنوان تغییر کند.

ما جهانی را می بینیم که در آن همه یک ورزشکار هستند – که در لذت حرکت کردن متحد شده‌اند.

چشم انداز شرکت نایک

یافتن ماموریت (Mission Statement)

طرحی بر اساس یک نقشه عملی که هدف یک سازمان، اداره یا کسب و کار است که نحوه ارائه خدمت به مخاطبان خودش را بیان می‌کند. گاهی اوقات شامل توضیحی از کاری است که انجام می‌گیرد. تعیین بیانیه ماموریت به طور خلاصه به این معنی است که دلیل وجودی آن کسب و کار چیست، اهداف کلی و اهداف عملیاتی چه چیزی می‌باشند، چه محصول یا خدماتی ارائه می‌کند، مشتری‌ها، فضای فیزیکی و بازار اصلی در کجا قرار دارند.

دادن الهام و نوآوری به هر ورزشکاری در جهان

بیانیه ماموریت شرکت نایک

آنالیز سیستم (System Analysis)

آنالیز سیستم به تیم مدیریتی این اجازه را می‌دهد تا با زوایای تاریک سیستم خود بیشتر آشنا بشوند و در راستای بالا بردن بازدهی بخش‌های متفاوت بتوانند روش‌های مرتبط با آن را استفاده کنند. البته هر سیستمی ویژگی‌های خاص خودش را دارد ولی آنالیز همه سیستم‌ها به یک شکل است و معمولا سه هدف را دنبال می‌کند: پیدا کردن کمبودها و نیازها در هر بخش سیستم، بررسی روش‌های برخورد با این کمبودها و نیاز‌ها، انتخاب ابزار و تکنیک لازم.

آنالیز مدل کسب و کار (Business model analysis)

به طور خلاصه و البته با توجه مورد آنالیز سیستم، آنالیز مدل کسب و کار به معنای بررسی عملیاتی بودن کسب و کار یا استارت ‌آپی فعلی یا در شرف تشکیل است؛ تا متوجه بشویم که این مدل کسب و کار شرایط لازم برای دستیابی به اهدافش را دارد یا خیر، چرا که در نهایت ما به این موضوع خواهیم رسید که مدل کسب و کار چگونه قرار است ارزشی را برای مخاطبش به وجود بیاورد و شامل مواردی نظیر مسائل مالی، حقوقی، استراتژی، مارکتینگ، نیروی انسانی و دارایی‌های این کسب و کار می‌شود.

طوفان مغزی (Brainstorming)

یکی از روش‌های رایج که در حل مسائله‌ طوفان مغزی است که به این صورت است اعضای تیم بدون رعایت سلسله مراتب یا قطع شدن صحبتشان شروع به ایده پراکنی و بحث آزاد می‌کنند تا مسائله‌ای را حل کنند.

وظیفه مدیر این است تا مطمئن شود افراد تیم وظایف تخصیصی خودشان را بدون مشکل و مزاحمت انجام می‌دهند و وقتی عضوی دچار مشکل شود این وظیفه مدیر است که در محیطی آرام و به دور از تنش آن را برطرف کند. در هر صورت در برخی سازمان‌ها و در شرایطی که مدیر بخش شرایط کنترل کردن و البته قدرت کنترل کردن اعضای تیمش را دارد طوفان مغزی شاید بتواند موثر باشد، آن هم فقط برای موضوعی خاص و هدفی مشخص نه برای اینکه یک مدیر نالایق با ایجاد این فضا تازه بخواهد به دنبال یک ایده بگردد که پولی در بیاورد. برای مطالعه بیشتر در این خصوص می‌توانید به سخنرانی آقای سایمون سینیک در برنامه تد چگونه رهبران بزرگ حرکت را القا می‌کنند – و همچنین جستار اینجانب در خصوص برندسازی در مقابل مصلحت اندیشی رجوع کنید.

اسکرام (Scrum)

جدول اسکرام برای بهبود کارکرد اعضای تیم - Courtesy of Patrick Perkins
جدول اسکرام برای بهبود کارکرد اعضای تیم – Courtesy of Patrick Perkins

یک تکنیک بسیار پرکاربرد برای پیش برد وظایف روزانه تیم‌های متفاوت تکنیک اسکرام است که برای سهولت درک وظایف روزانه و هفتگی اعضا درست می‌شود و البته آزادی مناسبی هم برای آن‌ها فراهم می‌کند تا وظایف خود را بر اساس سلیقه انتخاب کنند. با این روش بازدهی، بسیار بالاتر می‌رود و مدیر به راحتی می‌تواند ارزیابی کند که انجام وظایف در چه مرحله‌ای قرار دارد. همچنین با این رویکرد هدف محوری، بازدهی کلی بخش و در نهایت کسب و کار رشد می‌کند بدون آنکه اعضا در تله روزمرگی قرار بگیرند؛ در ادامه نحوه اجرای آن شرح داده می‌شود:

  • یک تابلو که نسبت اندازه آن به اندازه وظایف روزانه تیم است بر روی دیواری که کاملا در دید همه باشد نصب کنید.
  • تابلو را به شش ستون تقسیم کنید که شامل موضوعات: بخش‌های متفاوت کسب و کار،‌ جعبه یخ، وظایف اورژانسی، در حال انجام، مرحله آزمایش، تکمیل شده.
  • بخش‌های متفاوت کسب و کار: شامل بخش‌هایی است که کل کسب و کار را فرا گرفته است که نیاز به انجام اموری دارد تا آن بخش تکمیل یا بهبود یابد.
  • جعبه یخ به فضایی می‌گویند که در آن وظایف در انتظار انتخاب باقی می‌مانند و تا وقتی انتخاب نشوند به صورت یخ‌زده می‌مانند.
  • ستون امور اورژانسی برای اموری است که باید به سرعت و به صورت خارج از برنامه باید به آن رسیدگی شود.
  • ستون در حال انجام تمام وظایفی که اعضای تیم در حال انجام آن‌ هستند را دربر می‌گیرند.
  • تمام وظایفی که انجام شده‌اند و منتظر واحد بازرسی یا تست هستند در بخش مرحله آزمایش قرار می‌گیرند.
  • وقتی این وظیفه‌ها به طور کامل تمام می‌شوند وارد ستون تکمیل شده می‌شوند.
اصول اولیه مدیریت برای کسب و کارها - سیامک فریدونی

آنالیز سوات (SWOT)

آنالیز سوات (SWOT) یک فرآیند بسیار مهم است که به همه کسب و کارها کمک می‌کند تا با شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها دید مناسبی نسبت به عملکرد سیستم و مهمتر از آن تجزیه و تحلیل گزینه‌های پیش‌رو را ارائه دهد تا شما بتوانید یک تحلیل درست از وضعیت داشته باشید. عملکرد آن هم به صورت زیر می‌باشد.

جدولی از چهارخانه تشکیل دهید. و هر خانه را به یکی از عناصر آنالیز سوات تخصیص دهید. به صورت زیر:

اصول اولیه مدیریت برای کسب و کارها - سیامک فریدونی

در این جدول همانطور که مشخص است شما باید تمام جنبه‌های کسب و کار خود را بدون در نظر گرفتن هر گونه جانب داری به دو گروه مجزا عوامل داخلی و خارجی تقسیم کنید: تمام نقاط و جنبه‌هایی که از دید شما، مخاطبانتان، اعضای تیم یا مشاورانتان ضعف یا قوت سیستم یا شخص شما حساب می‌شوند در ردیف بالا و تمامی عوامل خوب یا بد بیرونی که شما بر روی آن‌ها کنترلی ندارید در ردیف پایینی گذاشته می‌شوند. پس از پایان این کار شما می‌توانید یک دید جامع از کلیت سیستم تحت اختیارتان بدست آورید تا شما را در تصمیم‌گیری مخصوصا بر روی موضوعات سخت و پیچیده کمک کند.

نمودار کار در مقابل زمان (Burn down Chart)

نمودار کار در مقابل زمان - source :  Forbes Magazine
نمودار کار در مقابل زمان – source :  Forbes Magazine

این نمودار در یک بیان ساده به معنی کار انجام نشده در بازه زمانی باقی مانده است. این روش بیشتر برای این در کسب و کارها استفاده می‌شود تا به تیم مدیریتی یک دید کلی از وظایف انجام نشده و ضرب‌العجل‌های مربوط به آن را نشان دهد و مهمتر از آن بودجه باقیمانده برای انجام این وظایف را در برابر زمان در یک نگاه نشان دهد. بنابراین تیم مدیریتی می‌توانند بدانند که تا چه زمانی توانایی ادامه انجام کار را دارند و آیا در زمان موجود می‌توانند پروژه خود را تحویل دهند یا خیر.

روش محاسبه آن بسیار ساده است: اول تعیین کنید که چه حجمی از کار باقی مانده است؛ سپس زمان باقی مانده را محاسبه کنید؛ بعد ایده‌آل‌ترین سطح تلاش را در نظر بگیرد و در نهایت به صورت روزانه روند را کنترل کنید.

البته نقاط ضعفی هم دارد این روش از جمله شما باید مراقب این موضوع باشید که این چارت فقط کارهای انجام شده و نشده را می‌سنجد و نه سختی و راحتی کار را. پس ممکن است در یک هفته تیم شما یک کار انجام دهد ولی هفته قبل آن ده وظیفه را به اتمام رسانده باشد و این به معنی عقب افتادن از روند نظارتی بودجه نیست چرا که ممکن است آن یک کار ارزشی معادل با ده کار دیگر داشته باشد. این چارت صرفا برای برآورد این است که تیم در مسیر درست قرار دارد یا خیر و برآوردی در اتمام پروژه در زمان و بودجه تعیین شده است.

نمودار کار در مقابل زمان - Resource :  Forbes Magazine
نمودار کار در مقابل زمان – Resource :  Forbes Magazine

آنالیز پِست (Pest Analysis)

آنالیز پِست به آنالیزی می‌گویند که عوامل مهم محیطی خارج از کسب و کار شامل می‌شود – البته این مخفف کلمه انگلیسی می‌باشد و از کلمات Political, Economic, Social و Technology تشکیل شده است و البته در تعریف‌های جدید تر دو عامل دیگر محیط زیست و قانون هم به این لیست اضافه شده است (PESTEL). این آنالیز به مدیریان کمک می‌کند که عوامل خارجی که بر روی کسب و کار آن‌ها تاثیر می‌گذارند را بهتر شناسایی کنند و برای برخورد مناسب با آن برنامه‌های متناسبی را تدارک ببیند. به عنوان مثال شما اگر در یک شرکت نفتی مشغول به کار باشید و در ناحیه نفت خیزی مثل اربیل دو دولت ایران و عراق قرارداد همکاری جدی عقد کنند (Political)، این موضوع قطعا بر روی شرکت شما هم تاثیر می‌گذارد و بازار جدیدی برای شرکت شما ایجاد می‌شود. بنابراین یک مدیر پویا در همه شرایط آنالیز پِست را همواره در ذهن خود نگه می‌دارد تا از فرصت‌ها و تهدید‌های ذکر شده در قسمت آنالیز سوات آگاه بوده و تصمیم مناسب را در زمان مناسب اتخاذ کند.

آنالیز پِست - source :  Lucid Chart
آنالیز پِست – source :  Lucid Chart

نتیجه گیری

آنالیزها و تکنیک‌های بسیاری در کسب و کار وجود دارد که تیم‌های مدیریتی با بهره‌گیری از آن‌ها می‌توانند همیشه بر روی عملکرد تیم خود نظارت داشته باشند و در راستای بهبود شرایط و پویایی روند کار تاثیر مستقیم بگذارند. پیشنهاد می‌شود تا مدیران و کارآفرینان هر چه بیشتر خود را با این تکنیک‌ها آشنا کنند و اعضای تیم خود را به این روش‌هایی که جواب پس داده‌اند آشنا کنند. در نهایت تمامی این روش‌ها بوجود آمده‌اند تا پروسه کاری آسان‌تر، پربازده‌تر و هدفمندتر دنبال شود و کسب و کار از ایستادگی خود خارج شود و پویا شود.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *